Assistente Administrativo

Como Assistente Administrativo, você contribuirá para criar uma experiência de trabalho positiva e integrada para nossos colaboradores, visitantes e parceiros. Você dará suporte às operações diárias do escritório, coordenará a logística do ambiente de trabalho e contribuirá para iniciativas e programas de engajamento dos colaboradores.

• Curioso(a), proativo(a) e orientado(a) para soluções
• Organizado(a) e atento(a) aos detalhes
• Colaborativo(a) e confortável trabalhando com diferentes equipes e partes interessadas
• Orientado(a) para prestação de serviços e comprometido(a) em criar uma experiência positiva para os colaboradores
• Confortável em gerenciar múltiplas prioridades em um ambiente dinâmico
• Interessado(a) em melhorar processos e encontrar soluções práticas
• Confortável trabalhando em um ambiente internacional e multicultural

Responsabilidades da função

• Dar suporte às operações diárias do escritório, incluindo as rotinas de abertura e fechamento.
• Ajudar a manter um ambiente organizado, acolhedor e profissional para colaboradores e visitantes.
• Gerenciar materiais de escritório, lanches e bebidas, mantendo níveis adequados de estoque dentro do orçamento acordado.
• Coordenar fornecedores, entregas, remessas e outras atividades logísticas relacionadas ao escritório.
• Gerenciar o envio e o recebimento de equipamentos e acessórios de TI para os escritórios de Florianópolis e São Paulo.
• Dar suporte à preparação de salas de reunião para reuniões, workshops e eventos internos e externos.
• Auxiliar no planejamento e na logística de eventos presenciais e iniciativas de engajamento dos colaboradores.
• Apoiar atividades relacionadas à experiência no ambiente de trabalho e contribuir para uma cultura positiva no escritório.
• Acompanhar solicitações do escritório, mobiliário, equipamentos de TI e outras necessidades operacionais.
• Coordenar prestadores de serviços de manutenção e apoiar a resolução de problemas relacionados ao ambiente de trabalho.
• Dar suporte às operações do escritório local e atuar em conjunto com a liderança local quando necessário.
• Apoiar a comunicação interna por meio de comunicados do escritório e atualizações nas plataformas internas.
• Colaborar com as equipes de Finanças, TI, People & Culture e outras áreas em atividades relacionadas ao escritório.
• Manter processos operacionais e documentação utilizando ferramentas como Jira e Confluence.
• Lidar com informações sensíveis com profissionalismo, discrição e confidencialidade.
• Identificar oportunidades para melhorar as rotinas e os processos do escritório, bem como as iniciativas relacionadas à experiência dos colaboradores.
• Gerenciar o programa de estágio e aprendizagem, incluindo acompanhamento de presença, desempenho e desenvolvimento.
• Apoiar a implementação local do Programa de Reconhecimento.
• Coordenar iniciativas de sustentabilidade e campanhas internas de conscientização com foco no impacto no ambiente de trabalho e no meio ambiente.
  
  Requisitos obrigatórios
• Graduação em Administração de Empresas, Recursos Humanos, Gestão de Hospitalidade ou área relacionada.
• Mínimo de 3 anos de experiência como Assistente Administrativo, Operações de Workplace, Experiência do Colaborador, Suporte Administrativo ou área relacionada.
• Experiência no gerenciamento de orçamentos, despesas e controle de custos.
• Experiência no planejamento e coordenação de eventos presenciais e/ou virtuais para 70 ou mais participantes.
• Disponibilidade para trabalhar presencialmente no escritório de Florianópolis pelo menos 3 dias por semana.
• Proficiência em inglês em nível profissional, com no mínimo nível intermediário (B1).
• Familiaridade com o Microsoft Office, especialmente Excel.
  
  Requisitos desejáveis
• Experiência trabalhando em um ambiente internacional ou multicultural.
• Experiência com ferramentas de workplace e colaboração, como Jira e Confluence.
• Proficiência em espanhol.
• Experiência apoiando iniciativas de engajamento, reconhecimento ou programas relacionados à experiência dos colaboradores.
• Experiência na coordenação de iniciativas de sustentabilidade ou campanhas internas de conscientização.
• Excelentes habilidades de comunicação e construção de relacionamentos.
• Perfil colaborativo, orientado para serviços e disposição para aprender.

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