Client Onboarding Specialist

O Client Onboarding Specialist é responsável por garantir que a entrada de novos clientes e novos negócios ocorra de forma organizada, precisa e eficiente, desde as etapas iniciais da contratação até a abertura e o encaminhamento dos casos. A posição atua como um importante elo entre clientes e as equipes de Intake, Financeiro e Operacional, garantindo que informações, documentos, contratos, pagamentos e dados dos casos sejam devidamente conferidos, registrados e encaminhados.

Responsabilidades

• Manter absoluto sigilo sobre todas as informações às quais tiver acesso no exercício de suas funções.
• Zelar pela confidencialidade das informações relacionadas aos clientes, contratos e processos.
• Garantir a correta transição de informações entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional.
• Conferir a consistência e a exatidão das informações necessárias para a abertura e continuidade dos casos.
• Assegurar o correto registro e encaminhamento de casos, documentos e demandas aos setores responsáveis.
• Acompanhar as etapas iniciais da contratação, incluindo conferência das informações do processo, primeiro pagamento e plano de pagamento.
• Prestar suporte aos clientes durante as etapas iniciais do relacionamento, realizando os encaminhamentos necessários.
• Garantir o correto direcionamento e acompanhamento das demandas recebidas pelos diferentes canais de comunicação da empresa.
• Colaborar com diferentes equipes internas para garantir a continuidade e a eficiência dos processos.
• Contribuir para a organização e qualidade do processo de entrada, abertura e encaminhamento de clientes e novos negócios (New Business).
• Conferir informações de clientes, valores, contratos e autorizações de pagamento.
• Conferir e acompanhar o Sales Report.
• Entrar em contato com clientes para solicitar informações ou documentos adicionais.
• Realizar a abertura dos casos no MyCase, inserindo invoices e demais informações necessárias nos campos do sistema.
• Encaminhar os casos abertos para auditoria do setor Financeiro.
• Acompanhar o primeiro pagamento dos contratos e atuar junto ao cliente na resolução de eventuais problemas.
• Encaminhar aos setores responsáveis os documentos recebidos dos clientes após a abertura do caso.
• Solicitar o preenchimento de Intake Forms e outros formulários necessários nos casos de FOIA Pro Bono.
• Direcionar e acompanhar New Business encaminhados pela equipe Operacional.
• Realizar o agendamento de New Leads encaminhados pela equipe de Intake, pela Dra. Renata ou recebidos por e-mail.
• Realizar o agendamento de clientes e leads com a advogada.
• Receber reclamações de clientes, realizar o direcionamento adequado e acompanhar a demanda junto aos responsáveis.
• Responder e direcionar as mensagens recebidas no e-mail principal da empresa.
• Responder ou encaminhar as mensagens de texto recebidas pelo Lawmatics.